Na onda dos profissionais que buscam conseguir organizar e visualizar melhor seus projetos, investir em ferramentas é fundamental para conseguir parar de procrastinar. Aprender como a usar o Trello pode te ajudar a organizar a sua rotina e colher bons resultados.
É uma plataforma ótima para você conseguir trabalhar melhor a sua produtividade e a gestão dos seus projetos e além disso, possui várias funcionalidades que facilitam na hora de manter sua vida organizada.
Você poderá utilizar quadros, listas, cartões e organizá-los da forma que seja mais adequado. Além disso, é possível montar um time para contribuir com o projeto, ou seja, outras pessoas podem utilizar a ferramenta ao mesmo tempo que você.
Ficou curioso e quer saber como usar o Trello?
Continue a leitura!
O que é o Trello?
É uma ferramenta pensada para otimizar projetos pessoais e corporativas, auxiliando na organização e gestão das atividades. É uma espécie de painel onde é possível não só visualizar o projeto e as atividades que precisam ser feitas, como também, pode compartilhar com outras pessoas e montar um time.
Já é uma daquelas plataformas queridinhas e que quase todo mundo já teve ou tem algum contato. Além disso, é inspirado no método Kanban sistema de gerenciamento de projetos japonês.
O que antes era, historicamente, colocando no papel, hoje deu espaço para um painel 100% digital e que permite de forma instantânea editar as informações necessárias.
É possível acompanhar a tarefa que está em andamento e é possível navegar pelo iOS ou Android e até mesmo no desktop.
Quando devo usar o Trello?
Sabe aquele momento que a gente carrega tantas informações, prazos e tarefas que precisam sair do papel? Então! Se a sua vontade é conseguir organizar todas essas demandas, você está no lugar certo!
Há quem diga que o Trello substitui o bom e velho post it colorido que fica colado pela tela do computador ou até mesmo em grandes quadros na empresa.
O mais legal é que ao utilizar a plataforma, além de você manter tudo organizado em um só lugar, diminuindo as chances de perder alguma informação importante. Tudo mais organizado e completo.
Por que devo usar o Trello?
Porque você precisa organizar as suas tarefas para dar conta, simples assim!
Brincadeiras a parte, é uma ótima ferramenta para você gerenciar suas atividades e ações necessárias para conseguir alcançar o objetivo traçado.
A partir dos quadros, se torna possível não só monitorar, mas também atualizar tudo o que precisa ser feito e compartilhar com a equipe, mencionando cada colaborador em seu respectivo cartão.
Além disso, você pode visualizar seus projetos e as tarefas pré estabelecidas para cada um deles, agregar recursos visuais aos cartões. Outro diferencial é a possibilidade de interligar o Trello com outros softwares, como o Google Planilhas, o que torna todo o processo ainda mais dinâmico e ágil.
É possível dizer que uma das maiores vantagens de utilizar o Trello é a forma como ele facilita o fluxo de trabalho, a organização e a visualização das tarefas que precisam ser feitas.
Você pode substituir o uso do e-mail ou de outros aplicativos de mensagens pelo próprio Trello, que permite que você se comunique por tarefas e consegue identificar tudo o que precisa ser feito para concluir o job.
O que é o método Kanban?
O Trello, como já dito, é uma ferramenta de organização e gestão que se baseia no método Kanban, criado pela Toyota, no Japão e na época, ajudou a salvar a empresa falência em meados de 1950.
O método auxiliou no aumento da produtividade da fábrica, tornando a produção mais ágil e e em maior escala.
Engana-se quem acha que depois de tanto tempo esse método parou de funcionar. O Trello vem pra comprovar que ele está mais forte do que nunca.
Se você é um líder, pense em adotar o Trello para incentivar que sua equipe tenha ânimo e facilidade para visualizar as atividades que precisa executar. Além disso, impede que fiquem ociosos e que se percam em tudo o que precisa ser feito, já que a ferramenta reúne tudo em um único espaço virtual.
E isso só é possível graças a metodologia Kanban, que acaba reduzindo o tempo gasto para executar e finalizar projetos, já que expõe o prazo de entrega para toda a equipe desde o início. E ah, a versão gratuita é super completa e você pode se organizar sem gastar 1 real se quer!
Como utilizar o Trello na minha rotina?
Sabe aquele tipo de ferramenta que é aliada na hora de organizar a vida e os projetos? O Trello é uma dessas e para te ajudar nesse processo, vamos te ensinar o passo a passo para começar a navegar na plataforma e usufruir de todos os mecanismos oferecidos que podem ser úteis para você.
Confira:
1. Cadastre-se no Trello
Para começar a utilizar a plataforma, é necessário fazer um cadastro no site. De forma prática, você precisa preencher o campo destinado aos eu e-mail e depois em “cadastra-se, é grátis!” e pronto!
Você irá finalizar o cadastro e logo nesse primeiro momento, poderá conhecer um quadro padrão do site, mostrando como utilizar seus primeiros cartões, tarefas e como montar uma equipe.
2. Defina um modelo, se quiser
Você pode começar do 0? Pode sim! Mas, caso prefira, pode aproveitar os modelos que são oferecidos dentro do próprio Trello.
Você conta com modelos de diversas áreas diferentes, como negócios, design, educação, engenharia, marketing, pessoal, gerenciamento de projetos e outros tantos, basta escolher qual o melhor modelo para o que você precisa!
O único ponto que você deve ficar atento é ao foto que, os modelos prontos são públicos e isso faz com que qualquer pessoa tenha acesso ao quadro. Para utilizar, você deve criar um quadro com base nesse modelo e deixar restrito para você e a equipe que está envolvida.
3. Crie seu primeiro quadro
Para criar o seu primeiro quadro, você deve clicar no sinal de + no santo superior direito ou diretamente em “criar novo quadro”, em seguida, será necessário preencher o título do quadro, definir se ele é particular ou público, além de ter a opção de escolher com o melhor plano de fundo, seja com imagens ou texturas.
Por último, é só clicar em “criar quadro”.
Depois disso, você pode alterar as informações dos quadros, imagens, cartões, tudo que você achar necessário para deixar esse quadro o mais funcional possível.
E o melhor: pode ficar tranquilo, a ferramenta é super intuitiva e acaba sendo muito fácil se encontrar nela.
4. Crie equipes
Um dos pontos positivos do Trello é justamente o fato de poder compartilhar seus quadros e projetos com outras pessoas.
Para isso, basta clicar em “criar time” e preencher os campos que irão aparecer o nome da sua equipe, depois é só preencher com uma descrição, caso queira e por fim em “criar”.
Em seguida, uma nova página será aberta e por lá, você vai editar todo o perfil do seu time, definir quais são os quadros que terão acesso e quais membros poderão visualizá-los.
Outra função super legal é poder convidar outras pessoas para o quadro, adicionando o endereço do e-mail ou até mesmo enviando o convite pelo Whatsapp.
5. Invista em listas
Essa é outra funcionalidade super prática que o Trello oferece, você pode criar novas listas ou até mesmo editar as que são geradas automaticamente, o importante é utilizar!
Para adicionar uma nova lista, clique em “Adicionar outra lista”, depois você pode alterar o título da lista, adicionar cartão, copiar ou mover a lista e até mesmo adicionar membros, etiquetas, checklists, prazo para entrega da atividade, anexos, enfim, tudo para tornar a sua experiência ainda mais criativa e ágil!
É possível integrar o meu e-mail ao Trello?
Sim! O grande objetivo do Trello é conseguir reunir todas as tarefas que você precisa executar em um só lugar e o fato de ser uma ferramenta que permite integrar com o e-mail facilita muito.
Com essa opção, você receberá avisos no seu e-mail sobre quadros e cartões que você esteja envolvido.
Os cartões criados pela exportação de e-mails seguem a seguinte rota: o nome do cartão é o assunto e o corpo do e-mail, a descrição do cartão. Além disso, qualquer anexo é adicionado também ao cartão.
Para transformar seus e-mails em quadros no Trello, você precisa clicar em “mais” e depois em “configurações de e-mail para quadro”.
É só selecionar a lista e qual posição desejada para poder inserir os cartões que estão sendo criados. Depois é só copiar o endereço de e-mail gerado pelo próprio Trello, enviar um e-mail como teste e ver se funciona.
É possível incluir membros nos cartões escrevendo @nomedapessoa no assunto do e-mail ou simplesmente os colocando como cópia no e-mail.
Agora que você já conhece mais a ferramenta, já sabe como usar o Trello a ferramenta e quais os benefícios, é hora de investir um pouco mais no seu planejamento e na organização da sua rotina!
